Thuật ngữ “kick off’ chắc hẳn đã không còn xa lạ gì đối với những người làm trong môi trường doanh nghiệp hay công ty. Tuy nhiên, không phải ai cũng có thể nắm rõ và biết cách tạo ra một buổi tổ chức kick off dự án thành công. Bài viết dưới đây sẽ chia sẻ một số kiến thức về vấn đề này cũng như bí quyết “vàng” hoạt động này trở nên thật ấn tượng.
Nguồn gốc thuật ngữ “kick off”
Tuy đã nghe qua rất nhiều về “kick off” nhưng chắc chắn ít ai biết đến về nguồn gốc của thuật ngữ này. Trên thực tế, nó xuất phát từ các môn thể thao, đặc biệt là bóng đá, bóng bầu dục và bóng rổ. “Kick off” xảy ra ở đầu trận đấu và là thời điểm mà một đội thực hiện cú đá ban đầu từ giữa sân. Sau đó, nó đã được mở rộng và áp dụng vào nhiều lĩnh vực khác nhau, bao gồm quản lý dự án, tổ chức sự kiện và hoạt động kinh doanh.
Đối với điều này, kick off được sử dụng để chỉ hoạt động hoặc sự kiện ban đầu khi chính thức bắt đầu một dự án một cách đầy đủ.
Mục đích của kick-off dự án
Đối với kick-off dự án, đây là hoạt động quan trọng để khởi đầu dự án một cách thuận lợi, tạo sự hiểu biết chung và xác định hướng đi cho các thành viên. Nó đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng một nền tảng vững chắc cho sự thành công của dự án. Dưới đây là một số mục đích chính cho việc tổ chức kick off dự án mà bạn cần biết:
- Giới thiệu dự án: Đây là một dịp giới thiệu ý định và mục tiêu dự án cho tất cả các thành viên tham gia cùng với bên liên quan. Bao gồm các hoạt động như trình bày mục tiêu, phạm vi, kế hoạch và các yêu cầu cần thiết.
- Kết nối và xây dựng quan hệ: Ngoài giới thiệu, buổi kick off còn tạo điều kiện để mọi người gặp gỡ, tương tác và xây dựng các mối quan hệ làm việc. Đây là cơ hội tạo môi trường tốt, gắn kết tinh thần đồng đội để cùng nhau phát triển dự án một cách suôn sẻ nhất.
- Đồng nhất kế hoạch: Cho phép các thành viên trong dự án thảo luận, đồng thời đưa ra ý kiến để cùng nhau hợp nhất. Điều này đảm bảo mọi người đều nắm rõ các bước tiếp theo, thời gian hoàn thành và cam kết chung với dự án đã đề ra.
- Xác định vai trò và trách nhiệm: Việc xác định rõ vai trò của từng thành viên giúp tránh được sự mơ hồ và xung đột. Bên cạnh đó, giúp mọi người nắm rõ nhiệm vụ được giao để từ đó đóng góp năng lực một cách hiệu quả.
- Tạo động lực và sự cam kết: Việc tổ chức kick off giúp tạo ra sự hứng khởi, truyền thông điệp và tạo đà để các thành viên có niềm tin về sự thành công. Đồng thời, định hướng mục tiêu để mọi người làm việc với tinh thần cao nhất.
Gợi ý quy trình tổ chức kick off dự án thành công
Tổ chức một sự kiện kick-off dự án là một bước quan trọng để khởi động và đưa mọi người vào tinh thần làm việc chung cho dự án. Dưới đây là một số gợi ý và quy trình tổ chức kick-off dự án thành công:
- Xác định mục tiêu: Việc xác định để đảm bảo rằng tất cả những người tham gia đều hiểu mục tiêu hướng tới của dự án. Điều này có thể bao gồm các hoạt động như trình bày thông tin, chiến lược, mục tiêu, phạm vi,…
- Lập kế hoạch và chuẩn bị: Thời gian và địa điểm tổ chức phải được xác định và thông báo rõ. Tiếp theo, lên một lịch trình chi tiết cho buổi gặp gỡ bao gồm thảo luận, tập trung nhóm, thời gian cho câu hỏi và trả lời,… Bên cạnh đó, chuẩn bị các tài liệu tham khảo và bất kỳ thông tin nào liên quan đến dự án.
- Trình bày và chia sẻ thông tin: Đây là khoảng thời gian để trình bày những thông tin chi tiết về dự án. Nếu có sẵn, nên sử dụng các đồ họa, biểu đồ và tài liệu trực quan để giúp người tham gia hiểu rõ hơn về dự án.
- Tạo sự tương tác và chia sẻ ý kiến: Sử dụng các hoạt động tập trung nhóm như trò chơi trực tuyến, icebreaker, thảo luận, chia sẻ ý kiến, quan điểm và ý tưởng của mình. Khuyến khích mở cửa cho mọi người nêu ra các thắc mắc hoặc lo ngại và cung cấp giải đáp đầy đủ.
- Theo dõi và đánh giá: Sau buổi Kick-off, hãy đảm bảo rằng có một hệ thống để theo dõi tiến độ và đánh giá kết quả của dự án. Điều này giúp đỡ việc theo dõi và đảm bảo rằng dự án diễn ra theo kế hoạch và đáp ứng các mục tiêu đã đề ra.
Mong rằng với những chia sẻ bổ ích trên của Smart Agency có thể hiểu rõ hơn và kick off dự án và tiến hành tổ chức thành công. Nếu bạn đang tìm kiếm đơn vị tổ chức sự kiện kick-off dự án ấn tượng và tạo nên sự khác biệt, đừng quên liên hệ với Smart Agency nhé!
Công ty TNHH Quảng Cáo, Truyền Thông & Tổ Chức Sự Kiện Smart Agency
Hotline: 0966.232.247
Mail: infor.smartagency@gmail.com
Web: smartagency.com.vn
Add: 843/25 Nguyễn Kiệm, Phường 3, Gò Vấp, TPHCM
