Tại sao doanh nghiệp tự tổ chức sự kiện mà nên thuê bên ngoài?

Nhiều doanh nghiệp đắn đo vì muốn tiết kiệm chi phí nên muốn tự tổ chức sự kiện cho mình thay vì thuê đội ngũ bên ngoài. Tuy nhiên công ty doanh nghiệp cũng lo sợ chuẩn bị không chu đáo, không có kinh nghiệm tổ chức sẽ gặp nhiều vấn đề và thất bại. Nếu bạn cũng đang lăn tăn vấn đề này thì hãy đọc bài viết sau đây để được gỡ rối lý do tại sao doanh nghiệp không nên tự tổ chức sự kiện mà nên thuê ngoài nhé!

Mỗi sự kiện từ khai trương, khởi công cho đến ra mắt sản phẩm mới,…đều mang một ý nghĩa riêng, đặc biệt khi tổ chức bất kỳ sự kiện nào thì doanh nghiệp cũng đang tạo ra một hoạt động marketing cho thương hiệu của mình. Vì thế, có thể nói tổ chức sự kiện (event) chính là một phần marketing quan trọng của các công ty, doanh nghiệp nhằm gia tăng độ uy tín, tăng tính nhận diện cho thương hiệu và đưa thương hiệu đến gần hơn với khách hàng.

Mặc dù các công ty doanh nghiệp có thể tự tổ chức sự kiện cho mình nhưng thường không mang lại hiệu quả về mặt marketing như thuê đội ngũ chuyên nghiệp bên ngoài. Lý do là vì sao?

Vì sao nên thuê đơn vị tổ chức sự kiện uy tín?

Tận dụng tối ưu kinh nghiệm và góc nhìn sáng tạo

Các đơn vị tổ chức sự kiện thường xuyên cọ xát với thực tế, tổ chức nhiều sự kiện cho nhiều nhãn hàng, công ty khác nhau, đồng thời cũng nắm rõ những rủi ro và cách để xử lý những tình huống phát sinh này. Họ sẽ dễ dàng tư vấn cho bạn dựa trên chiến lược, đối thủ, sản phẩm và xu hướng sự kiện hiện tại, nhằm tạo nên kế hoạch tổ chức phù hợp nhất, trong thời gian nhanh nhất.

Việc bạn cần làm là liên hệ với đội ngũ của công ty tổ chức sự kiện. Họ sẽ lên kế hoạch, tính toán dự trù kinh phí, dự phòng rủi ro, liên hệ nhà cung cấp, tổ chức và vận hành tổ chức,…Không cần phải hoang mang khi chẳng biết nên bắt đầu từ đâu.

đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp — *Đội ngũ chuyên nghiệp cung cấp thông tin, tư vấn và giúp khách hàng lên kế hoạch sự kiện hoàn chỉnh nhất*

Tối ưu hoá chi phí nhờ vào uy tín và nguồn lực

Không chỉ có kinh nghiệm tổ chức thực tiễn mà các đơn vị tổ chức sự kiện uy tín đều có cho mình mạng lưới mối quan hệ rộng khắp lĩnh vực này: từ nhà cung cấp âm thanh ánh sáng, nhân sự cho đến địa điểm tổ chức,…Điều này giúp doanh nghiệp có thể tối ưu cả chi phí và thời gian khi chỉ cần liên hệ một đơn vị là có thể nắm trọn gói các hạng mục cần có, phù hợp với quy mô và kinh phí đề ra.

Chưa kể đến là khi thanh toán, mọi hoá đơn thủ tục và giấy tờ bạn chỉ cần liên hệ với một bên – là đơn vị tổ chức sự kiện trọn gói là được. Bạn không cần phải lùng nhùng trong một mớ hoá đơn, giấy tờ, thủ tục với nhiều đơn vị nhỏ, lẻ khác nhau. Điều này cũng là một điểm cộng rất lớn cho bạn và cả đơn vị tổ chức sự kiện, giúp cùng nhau rút gọn quy trình làm việc.

Một trong những điều mà nhiều người lo lắng khi thuê công ty tổ chức sự kiện bên ngoài là sự không ăn ý trong cách làm việc. Các công ty lo lắng đội ngũ out-source (thuê ngoài) thường không hiểu rõ về sản phẩm và chiến lược marketing của công ty. Tuy nhiên, việc này đơn giản bạn chỉ cần phân công một nhân sự để phụ trách làm việc sát sao với phía out-sources nhằm đảm bảo sự kiện được diễn ra đúng theo tinh thần công ty mong muốn. Điều này không chỉ tiết kiệm thời gian, chi phí mà còn tiết kiệm nguồn lực về nhân sự.

Smart Agency – Đơn vị tổ chức sự kiện trọn gói uy tín

Điều quan trọng là các công ty, doanh nghiệp cần “gửi gắm” niềm tin đúng chỗ, lựa chọn được những công ty uy tín, chuyên nghiệp để đảm bảo được hỗ trợ tốt nhất. Smart Agency tự hào là đơn vị tổ chức sự kiện trọn gói được nhiều công ty lớn, nhỏ tại Việt Nam tin tưởng và lựa chọn. Những khách hàng thân thiết của chúng tôi phải kể đến: Tập đoàn Khang Điền, Ngân hàng Vietbank, Grab VietNam,…

Với đội ngũ trẻ, đầy nhiệt huyết và chuyên nghiệp cùng với kinh nghiệm nhiều năm trong nghề, chúng tôi tin rằng sẽ mang đến những kế hoạch tổ chức tối ưu nhất cho khách hàng.