Sau một thời gian dài nghỉ Tết nguyên đán, nhiều công ty doanh nghiệp lựa chọn cách khởi động lại tinh thần của nhân viên bằng một buổi tiệc khai xuân (hay còn gọi là tiệc tân niên). Buổi tiệc này không chỉ thể hiện sự quan tâm của bạn lãnh đạo tới tập thể cán bộ, công nhân viên chức mà còn như một bước đánh dấu, khởi đầu cho một năm làm việc mới đầy hứng khởi và thành công.
Chính vì sự quan trọng này mà việc tổ chức khai xuân cho các công ty, doanh nghiệp cần được chú trọng và thực hiện chỉnh chu, bởi các đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp như Smart Agency.
Ý nghĩa của việc tổ chức khai xuân cho công ty, doanh nghiệp?
Khởi đầu của một năm mới luôn được quan niệm dân gian xem trọng bởi câu nói “đầu xuôi thì đuôi lọt”. Nhìn thế, tiệc khai xuân được tổ chức thành công rực rõ như một lời khẳng định cho năm mới mọi điều thuận lợi, thuận buồm xuôi gió cho doanh nghiệp.
Dịp tiệc khai xuân của các công ty, doanh nghiệp (không chọn tổ chức YEP) còn là thời điểm để các cá nhân, tập thể đã làm việc chăm chỉ mang về những thành tích xuất sắc trong năm qua được khen thưởng và vinh danh. Đồng thời, cũng là một lời khích lệ hữu hiệu của ban lãnh đạo, để tập thể công ty cùng phấn đấu hết mình trong năm mới.
Thêm vào đó một buổi tiệc khai xuân chu đáo và chỉn chu cũng là một hình thức để bạn truyền thông cho thương hiệu và sản phẩm của công ty trước thềm năm mới.
Quy trình chuẩn bị để tổ chức khai xuân
Để tổ chức một buổi tiệc khai xuân ý nghĩa, thành công bạn cần thật kỹ lưỡng và cẩn trọng từ cả khâu chuẩn bị đến khi diễn ra chương trình. Cụ thể đừng bỏ quên hạng mục nào trong checklist kể sau:
Chọn địa điểm và thời gian tổ chức sự kiện phù hợp
Doanh nghiệp nên chọn thời gian và địa điểm thuận tiện sao cho số lượng người tham gia là đông đủ nhất có thể. Đồng thời, thời gian diễn ra chương trình cũng cần được cân đối sao cho tạo cảm giác thoải mái cho người tham dự. Các buổi cuối tuần thường là thời điểm lý tưởng để tổ chức tiệc khai xuân.
Lên danh sách khách mời tham dự sự kiện
Thành phần tham dự sự kiện tiệc tân niên của mỗi công ty, doanh nghiệp thường bao gồm ban lãnh đạo, đối tác, khách hàng thân thiết và toàn thể nhân viên của công ty. Bạn cần nắm rõ số lượng để có thể lên kế hoạch với ngân sách phù hợp, đồng thời có thể dựa trên danh sách này để chọn địa điểm và chủ đề của buổi tiệc sao cho chu đáo nhất.
Xây dựng chủ đề cho buổi tiệc
Sau khi lên danh sách khách mời, chọn được địa điểm và thời gian tổ chức tiệc thì bạn cần lên ý tưởng và xây dựng chủ đề cho tiệc khai xuân của công ty mình. Việc lựa chọn chủ đề hoàn chỉnh sẽ giúp bạn dễ dàng lên kịch bản chương trình cũng như trang trí sao cho phù hợp.
Đồng thời, chủ đề của tiệc khai xuân cũng chính là điểm nhấn, tạo ấn tượng để bạn thu hút khách mời tham dự cũng như thu hút sự chú ý của truyền thông, báo giới. Qua đó, lan tỏa hình ảnh truyền thông tốt đẹp cho công ty. Tiệc khai xuân tổ chức theo phong cách dạ tiệc sang trọng hay gala gặp gỡ đầu năm thường là những chủ đề được ưa chuộng.
Lên kế hoạch tổ chức chi tiết và kịch bản chương trình
Sau khi có trong tay những yếu tố kể trên về cả thời gian, địa điểm, chủ đề và danh sách khách mời, bạn và đội ngũ của bạn có thể bắt tay vào việc viết kế hoạch chi tiết cho ngày diễn ra sự kiện. Kế hoạch này cần bao gồm thời gian, nhiệm vụ và phân công cụ thể cho từng người, đồng thời cần có kịch bản chương trình hoàn chỉnh, ít nhất trước ngày diễn ra sự kiện 1-2 ngày, ban tổ chức và toàn bộ nhân sự sự kiện sẽ cùng nhau chạy thử chương trình, để đảm bảo cho tất cả mọi người đều nắm rõ kế hoạch này.
Kịch bản tổ chức khai xuân cơ bản mà bạn cần biết
Dưới đây là những phần cơ bản cần có trong một kích bản tổ chức khai xuân mà bạn có thể tham khảo:
- Đón khách: Nhân sự lễ tân và PG sẽ đón khách và hướng dẫn khách checkin, vào ghế ngồi.
- Bắt đầu chương trình: MC sẽ ổn định khách và bắt đầu chương trình.
- Văn nghệ mở mà: Tiết mục ca/múa chuyên nghiệp sôi động và thu hút khách mời chú ý về sân khấu.
- Phần lễ: MC giới thiệu chương trình và khách mời. Tiếp đến đại diện ban lãnh đạo công ty phát biểu cảm nghĩ, tuyên bố lí do và gửi lời chúc mừng năm mới đến khách mời tham dự tiệc.
- Những nghi thức đầu năm: bao gồm múa lân, chúc tết, trồng cây,…
- Khai tiệc: Ban lãnh đạo công ty và toàn thể nhân viên, khách mời cùng nâng ly để bắt đầu nhập tiệc.
- Các tiết mục vui chơi, giải trí diễn ra trong khi dùng tiệc: minigame, tiết mục ca hát/nhảy múa,…
- Chương trình hái lộc đầu xuân để tăng những phần quà may mắn đến khách mời tham dự sự kiện.
- Bế mạc: MC kết thúc chương trình và tiễn khách.
Giải pháp tổ chức khai xuân cho các công ty, doanh nghiệp
Có phải điểm qua những bước chuẩn bị cho tiệc khai xuân kể trên bạn sẽ thấy vô cùng phức tạp và cầu kỳ, nhất là khi chưa có kinh nghiệm tổ chức sự kiện? Hiểu được những trăn trở này, Smart Agency đã cho ra đời và cung cấp đến khách hàng dịch vụ tổ chức tiệc khai xuân trọn gói, tối ưu chi phí với những cam kết sau đây:
- Tư vấn và hỗ trợ khách từ khâu lên ý tưởng đến chuẩn bị và tổ chức sự kiện.
- Cung cấp hệ thống trang thiết bị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp với quy mô lớn nhỏ khác nhau.
- Thiết kế – thi công toàn bộ sân khấu, backdrop, background,…
- Hệ thống âm thanh, ánh sáng chất lượng, phục vụ mọi nhu cầu tiệc tùng của khách hàng.
- Đội ngũ nhân sự MC, PG, lễ tân, ca sĩ, band nhạc, đoàn lân sư rồng nghệ thuật,…chuyên nghiệp.
Nếu có bất cứ băn khoăn nào về việc tổ chức tiệc khai xuân, hãy liên hệ ngay với Smart Agency để được tư vấn. Smart Agency luôn sẵn sàng đồng hành cùng khách hàng trong mọi sự kiện!
Công ty TNHH Quảng Cáo, Truyền Thông & Tổ Chức Sự Kiện Smart Agency
Hotline: 0966.232.247
Mail: infor.smartagency@gmail.com
Web: smartagency.com.vn
Add: số 4 đường Đào Trí, phường Phú Thuận, quận 7, TPHCM
