Bạn đã quyết định tổ chức một sự kiện ngoài trời? Đó là một ý tưởng tuyệt vời để tạo ra một trải nghiệm độc đáo cho khách hàng của bạn. Tuy nhiên, tổ chức sự kiện ngoài trời đòi hỏi sự chuẩn bị cẩn thận và quản lý kỹ đặc biệt. Đọc bài viết dưới đây để biết một số lưu ý khi tổ chức sự kiện ngoài trời nhé!
Thế nào là tổ chức sự kiện ngoài trời?
Tổ chức sự kiện ngoài trời là một dạng sự kiện được tổ chức, lập kế hoạch, chuẩn bị và thực hiện ngoài không gian mở, thường là ngoài trời. Sự kiện ngoài trời có thể bao gồm nhiều loại hình, ví dụ như hội chợ thương mại, buổi diễn âm nhạc, hội thảo, đám cưới, hoạt động thể thao,…
Đặc điểm chung của các sự kiện ngoài trời là sự tương tác với môi trường tự nhiên và không gian mở.
Sự tương tác này thể hiện qua nhiều khía cạnh, bao gồm:
- Không gian mở: Các sự kiện ngoài trời thường diễn ra ở những không gian rộng rãi, thoáng đãng, mang đến cảm giác thoải mái, thư thái cho người tham gia. Không gian mở cũng tạo ra nhiều cơ hội cho người tham gia tham gia các hoạt động ngoài trời như: đi dạo, ngắm cảnh, tham gia các trò chơi vận động,…
- Môi trường tự nhiên: Các sự kiện ngoài trời thường được tổ chức gần gũi với thiên nhiên, mang đến cho người tham gia cơ hội được hòa mình vào thiên nhiên. Môi trường tự nhiên có tác động tích cực đến tâm trạng và sức khỏe của con người, giúp người tham gia sự kiện cảm thấy thoải mái, thư giãn, và dễ dàng gắn kết với nhau hơn.
Sự tương tác với môi trường tự nhiên và không gian mở mang lại nhiều lợi ích cho các sự kiện ngoài trời, bao gồm:
- Tạo ấn tượng tốt: Sự kiện ngoài trời với không gian mở và gần gũi với thiên nhiên sẽ tạo ấn tượng tốt đẹp cho người tham gia, khiến họ cảm thấy thích thú và muốn tham gia lại.
- Tăng cường gắn kết: Không gian mở và môi trường tự nhiên tạo điều kiện cho người tham gia dễ dàng giao lưu, kết nối với nhau hơn. Điều này giúp tăng cường sự gắn kết giữa các thành viên tham gia sự kiện.
- Thúc đẩy sáng tạo: Môi trường tự nhiên mang đến nguồn cảm hứng bất tận cho các hoạt động sáng tạo tại sự kiện. Điều này giúp tạo ra những sự kiện độc đáo, ấn tượng và khó quên.
Bỏ túi các lưu ý để tổ chức sự kiện ngoài trời thành công
Việc tận dụng không gian mở và tạo cảnh quan thiên nhiên có thể tạo ra trải nghiệm độc đáo và thu hút sự quan tâm của khách hàng. Vì vậy, đòi hỏi sự kiện phải được lên kế hoạch và chuẩn bị cẩn thận, đảm bảo rằng mọi khía cạnh đều được kiểm soát và đáp ứng mục tiêu của người tổ chức.
- Đánh giá và lựa chọn địa điểm phù hợp: Địa điểm là yếu tố quan trọng nhất khi tổ chức sự kiện ngoài trời. Hãy đảm bảo lựa chọn một điểm phù hợp với quy mô và sự kiện của bạn, có đủ không gian cho khách hàng và các hoạt động dự kiến. Xem xét các yếu tố như quyền riêng tư, tiện nghi, tiếng ồn, khả năng truy cập cho người tham dự,…
- Kiểm tra thời tiết và phương án dự phòng: Thời tiết có thể ảnh hưởng đáng kể đến sự kiện ngoài trời, kiểm tra dự báo thời tiết và chuẩn bị cho các điều kiện thay đổi. Đảm bảo có sẵn các phương tiện bảo vệ như mái che, dù che, khu vực bảo vệ,… để khách mời trải nghiệm sự kiện một cách thoải mái. Mưa, nắng hay gió mạnh là các tình huống có thể xảy ra bất cứ lúc nào.
- Quản lý âm thanh và ánh sáng: Âm thanh ánh sáng là các yếu tố quan trọng cho sự thành công của bất kỳ sự kiện nào. Điều chỉnh âm lượng sao cho phù hợp với quy mô và không gian, đảm bảo ánh sáng tạo ra không khí thu hút và hoành tráng.
- Cung cấp các tiện ích và dịch vụ: Đảm bảo rằng sự kiện của bạn cung cấp đủ tiện ích và dịch vụ cho khách tham dự. Điều này bao gồm khu vực ẩm thực, nhà vệ sinh, điểm sạc di động, không gian nghỉ ngơi, khu vực đỗ xe,… Nếu cần thiết, hợp tác với các nhà cung cấp ngoài để đáp ứng các yêu cầu đặc biệt như cho thuê thiết bị và vận chuyển, dịch vụ catering.
- Kiểm tra an toàn: Kiểm tra tất cả các khu vực và thiết bị một cách kỹ lưỡng và an toàn trước và trong sự kiện. Bao gồm hệ thống điện, an toàn cháy nổ, các thiết bị điện tử, giám sát khu vực và đảm bảo an toàn cho người tham gia.
Dịch vụ tổ chức sự kiện ngoài trời của Smart Agency
Để tổ chức một sự kiện ngoài trời thành công và ấn tượng tuyệt đối với khách hàng, tại sao bạn không thử lựa chọn Smart Agency?
Không cần phải mất quá nhiều thời gian và công sức, chỉ cần nói ra yêu cầu và chủ đề của sự kiện bạn muốn hướng đến Smart Agency sẽ giải quyết và hỗ trợ bạn qua các dịch vụ như:
- Tư vấn và lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp
- Lên kịch bản chi tiết với nội dung sáng tạo
- Cung cấp nhân sự giàu kinh nghiệm: MC, DJ, lễ tân, vũ đoàn, an ninh,…
- Cho thuê các thiết bị sự kiện
Trên đây là những thông tin về lưu ý khi tổ chức sự kiện ngoài trời, liên hệ với nhà Smart để được tư vấn và hỗ trợ dịch vụ nhanh nhất nhé!
Công ty TNHH Quảng Cáo, Truyền Thông & Tổ Chức Sự Kiện Smart Agency
Hotline: 0966.232.247
Mail: infor.smartagency@gmail.com
Web: smartagency.com.vn
Add: 843/25 Nguyễn Kiệm, Phường 3, Gò Vấp, TPHCM
